Catering voor je bruiloft: wat het met je dag doet

Catering is na de locatie de grootste post op jullie begroting, en het is ook het onderdeel dat het meeste invloed heeft op hoe de dag loopt. Niet omdat het eten zo belangrijk is, maar omdat eten tijd kost. Zodra iedereen aan tafel zit, ligt het programma stil.

Ik ben Jantine en ik fotografeer sinds 2018 bruiloften. Ik ben geen cateraar en ik ga jullie dus niet vertellen wat lekker is. Wat ik wel zie, op elke bruiloft opnieuw, is hoe de keuze voor een vorm van catering de rest van de dag stuurt. Dat is waar dit artikel over gaat.

Onderaan staan de vijf vragen die ik jullie zou stellen voordat jullie tekenen.

De vier vormen, en wat ze met jullie dag doen

Grofweg zijn er vier manieren om jullie gasten te eten te geven. Ze verschillen in prijs, maar veel meer nog in hoeveel tijd ze uit de dag halen.

Er is geen goede of foute keuze. Wat wel telt: hoe langer mensen aaneengesloten aan tafel zitten, hoe meer van de avond eraf gaat. Bij een uitgeschoven diner van drie uur begint het feest in de praktijk pas rond half elf.

Waarom het diner en het mooiste licht elkaar in de weg zitten

Dit is het enige punt uit dit artikel dat ik echt vanuit mijn eigen vak kan maken, en het is het punt dat het vaakst misgaat.

Het laatste uur voor zonsondergang geeft het mooiste licht van de dag: laag, warm, zonder harde schaduw. In juni is dat rond negen uur ‘s avonds, in september rond half acht, in oktober rond zeven uur. Op precies dat moment zitten de meeste bruidsparen aan tafel aan hun hoofdgerecht.

De oplossing is klein en kost niets. Spreek met de cateraar af dat jullie tussen twee gangen twintig minuten weglopen. Niet het hele gezelschap, alleen jullie tweeën. Vraag de cateraar om die pauze in te plannen in plaats van hem eruit te moeten wringen op de dag zelf, want een keuken die net is begonnen aan het opscheppen laat zich niet stilzetten.

Wat catering ongeveer kost

De bedragen die cateraars noemen liggen ver uit elkaar, en dat komt vooral doordat er verschillende dingen wel of niet bij zitten. Vraag daarom nooit naar een prijs per persoon zonder erbij te vragen wat erin zit.

Dit zijn de posten die stellen het vaakst over het hoofd zien: het personeel, de huur van serviesgoed en glaswerk, de opbouw en afbouw, de kilometers, en het verschil tussen een prijs inclusief of exclusief drank. Die laatste maakt op een bruiloft van tachtig gasten al snel duizenden euro’s verschil.

Trouwen jullie op een plek waar niets staat, dan komt daar nog bij dat de cateraar een keuken nodig heeft. Stroom, water en afvoer, en soms een aparte tent. Wat er dan allemaal geregeld moet worden staat in het artikel over trouwen op jullie eigen plek. Voor een tuinbruiloft geldt hetzelfde, met als verschil dat de keuken van het huis vaak net genoeg is voor de koude gerechten.

Trouwen jullie op een locatie met een eigen keuken?

Dan is de vraag vooral of jullie verplicht zijn hun catering af te nemen. Bij veel trouwlocaties is dat zo, en dat is niet per se erg: zij kennen de keuken, de looplijnen en het personeel. Het scheelt jullie regelwerk en het risico op misverstanden op de dag zelf.

Kunnen jullie wel zelf kiezen, vraag dan wat de locatie rekent voor het gebruik van de keuken. Dat bedrag maakt een externe cateraar soms alsnog duurder dan de huiskok.

Op welke plekken ik zoal fotografeerde en hoe dat er per locatie uitziet, staat op mijn overzicht van trouwlocaties. Bij trouwen op een kasteel en bij een boerderijbruiloft zit de keuken er meestal bij; bij een leeg terrein niet.

Het moment dat bijna niemand inplant

Jullie eten zelf ook. Dat klinkt vanzelfsprekend, maar ik zie regelmatig bruidsparen die aan het eind van de avond nog niets binnen hebben gehad omdat er steeds iemand bij hen aan tafel kwam zitten.

Vraag de cateraar om jullie als eersten te bedienen en spreek met de ceremoniemeester af dat hij de eerste tien minuten van elke gang bij jullie wegblijft. Het klinkt streng, maar het is het enige moment op de dag dat jullie even samen zitten.

En vraag om een bordje voor de fotograaf en de andere leveranciers. Niet uit beleefdheid: als ik tussen twee gangen door tien minuten kan eten, sta ik de rest van de avond scherper.

De drank is een aparte rekening

Bij de meeste bruiloften is drank een losse post, en het is de post die het hardst oploopt zonder dat iemand het ziet gebeuren. Er zijn grofweg drie manieren.

Een arrangement per uur. Jullie betalen een vast bedrag per gast per uur en iedereen kan onbeperkt drinken uit een vastgestelde kaart. Voorspelbaar, en meestal het duurst als jullie gezelschap niet zwaar drinkt.

Op basis van verbruik. Aan het eind van de avond wordt geteld wat eruit is. Goedkoper bij een rustig gezelschap, maar jullie weten pas achteraf waar je aan toe bent. Vraag om een tussenstand rond het begin van het feest, dan is er nog iets te sturen.

Zelf inkopen. Mag lang niet overal, en waar het mag rekent de locatie meestal kurkengeld. Reken dat mee voordat je concludeert dat het goedkoper is.

Wat ik jullie hoe dan ook zou aanraden: zorg dat er bij de ceremonie en tijdens de felicitaties iets alcoholvrijs rondgaat dat er goed uitziet. Op foto’s van halverwege de middag heeft driekwart van de gasten een glas in de hand, en water uit een plastic bekertje is het enige dat daar echt uit de toon valt.

Wat ik als fotograaf zie gebeuren

Drie dingen die ik op vrijwel elke bruiloft terugzie, en die met catering te maken hebben.

Het gat na de ceremonie. Tussen het jawoord en de eerste hap zit vaak meer tijd dan gepland. Gasten staan dan met lege handen, en dat zie je aan ze. Een borrelhap die binnen tien minuten na de ceremonie rondgaat lost dat op, en het levert bovendien de levendigste foto’s van de dag op: mensen die elkaar net gefeliciteerd hebben en met een glas in de hand aan de praat raken.

De tafelschikking bepaalt wat ik kan. Bij lange tafels loop ik langs de zijkant en krijg ik gezichten. Bij ronde tafels zit altijd een deel met de rug naar me toe. Geen reden om anders te kiezen, wel iets om te weten voordat jullie de kaartjes leggen.

Niemand fotografeert het eten zelf. Dat klinkt gek bij een post die zo groot is, maar het gebeurt: ik ben bezig met de mensen. Wil je beelden van de gedekte tafel en de gerechten, zeg dat dan vooraf. Dan maak ik die vlak voordat de eerste gast gaat zitten, want daarna is de tafel niet meer heel.

Zes soorten gasten waar je rekening mee houdt

Vraag dit uit bij de uitnodiging en geef het door aan de cateraar, ruim voordat die de inkoop doet.

• Vegetariërs en veganisten, en of zij een volwaardig gerecht krijgen of alleen het bijgerecht.
• Allergieën, met name noten, gluten en schaaldieren.
• Kinderen, die vaak eerder honger hebben dan het programma toelaat.
• Oudere gasten, voor wie een lang staand buffet zwaar is.
• Gasten die van ver komen en al vanaf de ochtend onderweg zijn.
• Jullie leveranciers: fotograaf, dj, ceremoniemeester en chauffeur.

Wanneer je de catering vastlegt

Waar catering en fotografie elkaar raken

Drie praktische dingen, waar jullie waarschijnlijk niet aan denken en ik wel.

Licht bij het diner. Een gedekte tafel bij kaarslicht is prachtig om te zien en lastig om te fotograferen. Ik werk daar met eigen licht, maar hoe minder ik dat hoef te doen, hoe natuurlijker de beelden. Als er dimbare verlichting is, vraag dan of die niet helemaal naar beneden gaat tijdens de speeches.

De opstelling van de tafels. Bij lange tafels kan ik langs de zijkant lopen en gezichten fotograferen. Bij ronde tafels zit altijd een deel van het gezelschap met de rug naar me toe. Geen reden om iets anders te kiezen, wel iets om te weten.

Het aansnijden en de speeches. Vraag de cateraar wanneer die plaatsvinden en geef dat door aan mij. Een speech die ik niet zag aankomen is de enige situatie waarin ik een moment echt kan missen. Zet ze daarom in het draaiboek.

Waar jullie op kunnen besparen zonder dat gasten het merken

Als de begroting knelt, zijn dit de plekken waar het minste sneuvelt.

1. 1Minder gangen, maar met meer op het bord. Vier gangen voelen luxer dan zes kleine.
2. 2Drank op basis van verbruik in plaats van een vast arrangement, als jullie gezelschap niet zwaar drinkt.
3. 3Het dessert vervangen door iets dat staand gegeten wordt. Dat scheelt bediening en het brengt mensen in beweging.
4. 4De borrelhap versoberen. Vlak na de ceremonie is iedereen met elkaar bezig en let bijna niemand op wat er rondgaat.
5. 5Geen aparte kinderkeuken, maar met de cateraar afspreken dat kinderen een kleinere versie van hetzelfde krijgen.

Waar ik niet op zou besparen: het personeel. Te weinig handen betekent lange wachttijden tussen de gangen, en dat is het enige waar gasten achteraf werkelijk iets over zeggen.

Veelgestelde vragen over catering op je bruiloft

Hoeveel kost catering voor een bruiloft?

Dat verschilt te veel per vorm en per gezelschap om er een bedrag op te plakken, en elke cateraar rekent anders. Wat wel helpt: vraag altijd een prijs inclusief personeel, servies, opbouw en reiskosten, en apart een prijs voor de drank. Pas dan kun je offertes naast elkaar leggen.

Moeten we de catering van de locatie afnemen?

Bij veel trouwlocaties wel. Vraag het bij de rondleiding, want het antwoord bepaalt hoeveel vrijheid jullie hebben. Mag je zelf kiezen, vraag dan meteen wat de locatie rekent voor het gebruik van de keuken.

Hoe lang duurt een diner op een bruiloft?

Een uitgeschoven diner duurt twee tot drie uur, een buffet anderhalf tot twee. Reken vanaf het moment dat de eerste gang op tafel komt, niet vanaf het tijdstip in het draaiboek, want daar zit meestal een kwartier tussen.

Krijgt de fotograaf ook eten?

Bij de meeste bruiloften wel, en ik vraag er ook naar. Het is geen kwestie van beleefdheid: een reportage duurt zes uur of langer, en tien minuten eten tussen twee gangen door houdt me de rest van de avond scherp.

Wanneer moeten we de catering vastleggen?

In het hoogseizoen ongeveer een jaar vooruit, buiten het seizoen lukt het korter. Het definitieve aantal gasten en de dieetwensen geven jullie meestal twee weken van tevoren door.

Moeten we zelf drank inkopen of via de locatie?

Dat mag lang niet overal, en waar het mag rekent de locatie meestal kurkengeld per fles. Reken dat mee voordat je concludeert dat zelf inkopen goedkoper is. Vraag daarnaast altijd of het arrangement per uur is of op basis van verbruik; dat verschil is bij een rustig gezelschap groter dan de keuze van de wijn.

Verder lezen

Kies de vorm die bij jullie gezelschap past en reken daarna terug: hoe laat komt het warme eten op tafel, en hoe laat gaat op jullie datum het licht weg. Zit daar overlap, plan dan twintig minuten pauze tussen twee gangen. Dat is de hele truc, en waarom dat werkt staat in het artikel over golden hour.

Trouwen jullie op een plek waar nog niets staat, lees dan verder bij trouwen op jullie eigen plek. Willen jullie weten hoe ik op zo’n dag werk, kijk dan bij trouwfotografie die bij jullie past.